Secretario de dirección y futuro caminan de la mano para ofrecerte una vida laboral próspera y duradera. Descubre cuales son las funciones que desarrollarás como secretario de dirección y si se adaptan a lo que realmente estás buscando.  

En Forbe te damos las claves para que tomes una decisión que mejorará tu futuro. 

¿Qué funciones desarrollarás como Secretario de Dirección? 

Tus funciones serán muy variadas, pero siempre irán de la mano de las del director general de la compañía. A continuación, detallamos qué harás como secretario del director general. 

Serás el encargado de la organización de la agenda 

Todos los correos, llamadas e incluso cartas llegarán a ti para que seas el encargado de organizar su agenda. En este punto, serás el responsable último de organizar su día en función a las prioridades de negocio, institucionales y de representación corporativa. 

Esto se deriva en establecer citas, comidas, entrevistas personales y en medios de comunicación y el cierre de todos sus viajes. Además, conseguirás los medios para que no se tenga que preocupar de nada en su organización, transporte, alojamiento, reservas… 

Tendrás al acceso a su email para atender el gran número de peticiones que llegan 

Todos los correos electrónicos llegarán a tu bandeja de entrada, en función de lo que el director general establezca serás el encargado de contestar aquellos que el delegue sobre ti. 

Responderás las llamadas telefónicas 

Lo mismo ocurrirá con las llamadas telefónicas, solo pasarás aquellas que se hayan acordado previamente. El resto recaerán sobre ti. 

Serás su organizador de eventos personal, además de representarlo en ellos 

Serás el nexo de unión en la comunicación con el resto de los intermediarios, organizaciones, fundaciones, empresas y diferentes personalidades. En tu puesto está incluida la organización de todos los eventos que la dirección demande. 

Mediación con el resto de la empresa 

En muchas ocasiones será el responsable de transmitir determinadas decisiones al resto de la empresa. Aunque esto no es así siempre, sí ocurrirá con situaciones concretas. 

Formación y capacidades necesarias para ser secretario de dirección 

Habilidades personales 

Para desempeñar las funciones mencionadas es muy importante trabajar las habilidades personales y específicas como las siguientes: 

• Organización y priorización de tareas 

• Proactividad e iniciativa 
• Habilidades comunicativas 

Además de contar con estas características personales es fundamental que cuentes con una formación específica: el curso de secretario de dirección. 

Formación complementaria 

Estas son algunos de los puntos complementarios que tendrán en cuenta a la hora de seleccionarte para el puesto: 

• Segunda lengua, muy importante tener dominio de varios idiomas. Habitualmente el inglés es el más demandado, pero todos son valorados. 
• Cursos de organización y gestión de archivos. Este tipo de formación es muy valorada ya que abordan directrices específicas. Además, muchos de ellos muestran técnicas y herramientas de apoyo para agilizar procesos del día a día en un puesto de secretariado. 
• Conocimientos sobre la organización de eventos y protocolo. 
• Ofimática, imprescindible un uso básico de los principales paquetes de gestores de contenido o correo electrónico. Los cursos especializados en programas concretos son también muy valorables ya que acortar la curva de adaptación.