En cualquier proceso de nuestra vida, tanto en el ámbito formativo como en el laboral, la productividad debe estar entre nuestras prioridades para conseguir resultados con eficiencia y, principalmente, no perder el tiempo. Uno de los mayores expertos en este tema es Jeroen Sangers (Países Bajos, 1971), fundador de El Canasto, co-diseñador del método de efectividad personal KENSO y management consultant especializado en mejorar el rendimiento de profesionales y equipos de trabajo mediante las modernas técnicas de productividad y colaboración.
Jeroen ha gestionado varios proyectos de mejora para empresas multinacionales como KLM, ABN-Amro, Repsol y LG-Philips y además tiene una amplia experiencia trabajando con PYMES y autónomos. ¡Hemos hablado con él para descubrir algunos de los secretos y técnicas sobre productividad personal y gestión del tiempo.
¿Por qué te empezó a interesar el tema de la productividad personal?
Siempre me ha interesado la productividad personal, simplemente por pura necesidad propia. Yo no soy nada productivo: soy un despistado, me cuesta mucho decir “No” y además soy un poco vago. Para poder sobrevivir en esta sociedad liquida, siempre he buscado (y todavía estoy en ello) técnicas y sistemas para poder eliminar estas debilidades. Creo que en todos estos años he probado literalmente todos los sistemas de productividad personal.
Fuiste uno de los primeros en escribir sobre productividad. ¿Cómo surgió todo?
En el año 2006 ya llevaba cinco años viviendo en España. No obstante, debido a mi trabajo en el departamento internacional de una empresa — hablando todo el día en inglés, no he podido dedicar mucho tiempo a mejorar mi nivel de español. Pensaba que sería buena idea aprovechar mi interés en la productividad para practicar español. En principio simplemente quería cambiar mis fuentes de lectura productiva de inglés y holandés al español, pero no encontré nada. Entonces decidí cambiar mi proyecto y en lugar de leer información publicar mis experiencias en mis propias páginas.
“Además de tu mente, para ser más productivo solo necesitas un bloc de notas, un calendario y un gestor de tareas”
¿Cómo nació tu blog El Canasto y a qué se debe el nombre?
Llevo publicando en un blog desde 1997 (cuando la palabra blog no existía), ya tenía una experiencia previa con un blog comercial y además contaba con la infraestructura técnica (alojamiento y CMS) ya montada. No me costó nada crear un nuevo blog.
En cuanto al nombre, simplemente he buscado en los textos por palabras relacionadas con la efectividad personal, pero que no se usan mucho. Encontré un texto en que se mencionó el uso del ‘canasto de entrada’ para capturar información. Me gustó la palabra y así nació el blog.
¿Qué tecnologías y herramientas utilizas para ser más productivo?
Mi herramienta principal es mi mente. Creo que lo único que deberíamos hacer para ser más efectivos es dejar de correr tanto y tomar el tiempo para reflexionar.
Por el resto, sólo necesitas un bloc de notas para apuntar tus ideas, un calendario (yo utilizo el que viene por defecto en mi móvil) y un gestor de tareas. Cuando se trata de gestores de tareas, es importante que cuente con dos maneras de visualizar tus tareas. Primero hay lo que llamo el ‘modo planificar’ — cuando necesitas ver todas las tareas ordenado pro proyecto y/o área, pero gran parte del día debes tener tu aplicación de tareas en ‘modo hacer’, mostrando sólo una pequeña selección de tareas para hacer en este momento y/o situación.
Yo ahora estoy probando una herramienta llamada SkedPal que aplica la inteligencia artificial para generar este segundo modo.
Por el resto, uso herramientas específicas para hacer las tareas. Las menciono todas en el artículo Así trabajo: mi caja de herramientas.
En el caso de estudiantes de oposiciones, ¿cuál es el mejor consejo para rendir al máximo?
Cuando se trata de aprender información, la mejor técnica es la revisión frecuente. Después de haber visto la información por primera vez, habrá que repetirlo frecuentemente. Con cada repetición se establece mejores conexiones neuronales que hacen que recuerdas mejor la información. Luego es importante aplicar la información que has aprendido en varias formas o, si eso no es posible, explicar el contenido a otra persona.
“A mi me ha ayudado la Técnica Pomodoro, divide el trabajo en bloques de 25 minutos de estudio separado por 5 minutos de pausa»
¿Alguna técnica que te haya ayudado a ti especialmente?
Lo que a mí siempre me ha ayudado mucho es la Técnica Pomodoro: divide el trabajo en bloques de 25 minutos de estudio separado por 5 minutos de pausa. En cada bloque de estudio empieza revisando lo que has aprendido hoy, estudia el nuevo material y finalmente resume lo que has aprendido en este bloque. Después de cuatro bloques de estudio, hay que tomar una pausa más larga.
¿Cómo podemos darnos cuenta de que no estamos siendo productivos?
Ser productivo significa conseguir los resultados con eficiencia. Creo que sólo hay tres problemas que te lo pueden impedir:
- No sabes qué quieres conseguir.
- Tienes claro lo que quieres conseguir, pero no sabes cómo hacerlo.
- Tienes claro lo que quieres conseguir y cómo hacerlo, pero no lo haces.
¿Alguna técnica eficaz para conseguir nuestro objetivos profesionales?
Para conseguir objetivos, hay que hacer cuatro cosas:
- Primero hay que definir muy bien qué es lo que quieres conseguir y para qué sirve. Visualiza el momento en que has conseguido tu resultado. ¿Cómo es? ¿Cuáles son tus expectativas?
- Desglosa tu táctica en todos los hitos que necesitas cumplir para conseguir tu resultado. Cuando más pequeños son los pasos, mejor funciona. Mira también si, en lugar de definir tareas, puedes crear hábitos y/o sistemas automáticos. El objetivo es eliminar toda la fricción posible.
- Identifica posibles obstáculos que esperas encontrar en el camino hacia tu resultado.
- Define al menos una solución para cada uno de estos obstáculos.
